Syneton

Alle contacten in 1 lijst

Klanten, contacten, externe adressen,… u vindt ze allemaal in 1 lijst in het menu Relaties. Klikken op het vroegere icoontje voor de klantenlijst of de sneltoetscombinatie CTRL-K opent dit relatie overzicht ook.
Via de keuzelijst Geselecteerde Relaties kan u filteren welke relaties u wilt zien. Deze keuze wordt onthouden.
In het permanent dossier van een relatie zijn verschillende tabbladen toegevoegd, die u kan vinden onder CRM:

Communicatie
In de vorige versie van Admin-Consult bestond deze tab ook. Nieuw is de boomstructuur in de communicaties, zodat u een communicatie makkelijk kan terugvinden.

Interesse
Hier kan u (professionele) interesses van de klant bijhouden en noteren of de klant in verband met deze interesse gecontacteerd mag worden en op welke manier. De gebruikte selectielijsten vult u aan via het menu Instellingen – Initialisatie – Selectielijsten.

CRM actie
U kan relaties ook koppelen aan CRM acties. CRM acties zijn een geheel van kleinere acties die uitgevoerd moeten worden. De werking van dit geheel lijkt erg op die van de TaskFlow. U maakt nieuwe CRM acties dan ook aan via Instellingen – TaskFlow Configuratie – Definitie van de CRM actie. Een CRM actie heeft geen periodiciteitscomponent zoals een TaskFlow taak: elke actie wordt gezien als eenmalig. CRM acties kunt u opvolgen via Rapporten –CRM actierapporten.

Medewerkersprofielen

De term Profiel werd in Admin-Consult in verschillende betekenissen gebruikt. Dit schiep verwarring. Nu bestaan er 4 soorten profielen voor medewerkers:

•Functioneel: dit profiel bepaalt welk tarief gebruikt wordt voor de medewerker. Dit is het profiel dat u kiest op het tabblad Identificatie van het medewerkersdossier
•Operationeel: dit profiel wordt gebruikt in de budgettering en in TaskFlow voor het bepalen van (sub)taakverantwoordelijken
•Relationeel: dit profiel wordt gebruikt op het tabblad Medewerkers in het klantdossier en is nuttig voor de klantfacturatie en CRM
•Vaardigheden: dit is een louter informatief profiel, het zorgt dat u de vaardigheden van uw medewerkers kunt registreren.

Elke medewerker kan verschillende profielen hebben. U kan dit aanduiden in het tabblad Profielen van het medewerkersdossier.

Vertaalmogelijkheden
De vertaalmogelijkheden zijn uitgebreid: feestdagen en selectielijsten kunnen nu eenvoudiger vertaald worden.

Fases toegevoegd aan budgets
In het projectdossier in het tabblad Budget kunt u een budget opstellen dat in fases verloopt. Creëer daarvoor eerst de nodige fases via de knop Beheer fasen.
Klik op Beheer kolommen om te bepalen welke medewerkers/profielen u opneemt in het budget.
Klik op beheer rijen om de duur en / of kosten te budgetteren. Hier kan u ook de fase selecteren waaraan u de budgetrij wenst te koppelen.

Taken worden éénmalig gepland als:

- u een taak wilt plannen waarvan de deadline in het verleden ligt.
- een taak slechts 1 keer gepland kan/mag worden.

Projectdossier

Het tabblad “Taken” in het projectdossier is onderdeel van de TaskFlow. Het toont welke taken voor deze klant uitgevoerd moeten worden en met welke periodiciteit. In het veld “Planning” kan u kiezen voor eenmalig. Dit is de planning voor een taak die absoluut maar 1 keer uitgevoerd zal moeten worden.

Als u een taak eenmalig wilt plannen, selecteert u een datum in het veld “Eenmalige datum”. De taak zal dan gepland worden.

Praktisch voorbeeld 1:
U heeft een nieuwe klant en het is de maand mei. Die nieuwe klant is BTW-plichtig en doet een kwartaalaangifte. De taak BTW voor de maand april zal niet meer verschijnen omdat deze al voorbij is. Als u dit toch wil zien, kunt u dit toevoegen in het Permanent Dossier als eenmalige taak met datum 20 april. Volgend jaar houdt Admin-IS geen rekening met uw eenmalige taak van dit jaar.

Praktisch voorbeeld 2:
De personenbelasting moet nog gemaakt worden na 30/6. In de TaskFlow ziet u de personenbelasting voor 2011, maar niet voor 2010. Dit komt omdat taken niet in het verleden gepland kunnen worden. U kunt dit oplossen door in het Permanent Dossier bij de taken een nieuwe taak personenbelasting aan te maken met als planning “eenmalig” + de gewenste datum.

Wij doen voor ons debiteurenbeheer een beroep op het programma CashflowByWeb. Onze betalingen worden zo probleemloos opgevolgd. Het systeem treedt namelijk automatisch in werking als een factuur niet tijdig betaald wordt. Onze facturen worden gemiddeld 11 dagen sneller betaald sinds we het systeem gebruiken. Ook enkele van onze klanten maken reeds gebruik van het programma. Meer info: www.cashflowbyweb.eu.

Om het ons én u makkelijker te maken, hebben wij een interface gecreëerd tussen Admin-Consult en CashflowByWeb.

De instellingen voor CashflowByWeb vult u in Admin-Consult in onder Instellingen > Mijn instellingen > Eigen bedrijven op het tabblad CashflowByWeb.

In het veld ‘Volgende Synchronisatie‘ vult u in vanaf welke factuurdatum gesynchroniseerd moet worden. Vanaf dat hier een datum staat, zal Admin-Consult deze na elke synchronisatie vervangen door de huidige datum. Als u ooit oudere facturen (factuurdatum, niet creatiedatum) met CashflowByWeb wilt synchroniseren, dient u deze datum aan te passen.

Er bestaat in Admin-Consult een heel eenvoudige manier om gemakkelijk en snel de juiste prestatie te kiezen bij de tijdsregistratie.

Bij het ingeven van de prestatie maakt u gebruik van de toetsencombinatie Ctrl + F. Er verschijnt een boomstructuur met daarin alle prestaties waaruit u kunt kiezen.

U kunt nog sneller zoeken door de prestatie of een deel van de prestatie in te typen in het witte zoekveld bovenaan de lijst.

Vaak zijn er lijsten in Admin-Consult, zoals de TaskFlow rapporten en de prijzentabel, die uit heel veel kolommen bestaan.

Bij de TaskFlow rapporten is de klantnaam vaak één van de eerste kolommen, met als gevolg dat wanneer u naar rechts navigeert, deze informatie (klantnaam) niet meer op uw scherm zichtbaar is.

U kunt deze kolommen vast op uw scherm zetten, zodat wanneer u naar rechts navigeert, de klantnaam zichtbaar blijft.

Onderaan uw scherm ziet u een donkergrijs “vakje”. Als u hier gaat opstaan met uw muiswijzer, dan kunt u dit vakje verplaatsen. Er verschijnt een donkergrijze lijn en er komt een nieuwe scrollbar bij. U kunt dan afzonderlijk in de 2 nieuwe schermdelen scrollen.

VOOR

NA